-->
U3F1ZWV6ZTM0NTk2ODc0MjBfQWN0aXZhdGlvbjM5MTkzNDg4NjQ0
recent
أخبار ساخنة

دليلك لكتابة رسائل التوصية بطريقة احترافية وفعالة مع أمتلة بصيغة وورد Word


 تعد رسائل التوصية من أهم متطلبات التقديم على المنح الدراسية و التي تلعب دورا رئيسيا في قبول الطالب أو رفضه، و من الأسماء المختلفة لرسائل التوصية : الخطاب المرجعي (reference letter) – خطاب توصية (recommendation letter) حيث تتنوع رسائل التوصية بين التوصيات الأكاديمية وتوصيات التوظيف والتوصيات الشخصية.

ما هي رسالة التوصية ؟

رسالة التوصية هي مرجع مكتوب من قبل صاحب عمل سابق، عميل، مدرس أو مشرف أكاديمي يقدم معلومات وتفاصيل حول شخصيتك وأخلاقيات العمل ومشاركة المجتمع و / أو الإنجازات الأكاديمية ونقاط القوة التي تتحلى بها وتجعلك متميزا عن غيرك.

أنواع رسائل التوصية :

1- رسائل التوصية الأكاديمية :

تستخدم رسائل التوصية الأكاديمية من قبل الطلاب الذين يتقدمون بطلب للدراسة في جامعة أو كلية، الدراسات العليا أو المنح الدراسية، حيث تطلب معظم الجامعات والدراسات العليا من المتقدمين رسالة توصية واحدة على الأقل، ويحدد عدد رسائل التوصية المطلوبة من قبل كل جامعة على حدى.

جميع الجامعات وبرامج المنح الدراسية تطلب في الغالب رسالتين توصية على الأقل، حيث يجب كتابة هذه الرسائل بشكل مثالي من قبل المعلمين ، الأساتذة ، المديرين ، العمداء ، أوالمدربين السابقين المطلعين على إنجازات المتقدم وقدراته الأكاديمية.

حيث يعد السبب الرئيسي وراء طلب رسائل التوصية من قبل لجنة القبول و منظمات المنح الدراسية هو الحصول على نظرة شاملة وموثوقة عن المتقدم و التركيز على قدراته و نقاط قوته و التي يصعب إيصالها بالكامل في السيرة الذاتية والمقال الشخصي فهم على دراية تامة بالتجربة الأكاديمية للطالب أو الإنجازات اللامنهجية.

2- رسائل التوصية المهنية :

تعد رسائل التوصية للتوظيف والمراجع المهنية، أداة رئيسية للأفراد الذين يحاولون الحصول على وظيفة جديدة. حيث يمكن وضع التوصيات على موقع الويب ، وإرسالها مع السيرة الذاتية، يتم توفيرها عند ملء الطلب، أو استخدامها كجزء من البورتفوليو، أو تسليمها خلال مقابلات العمل.

فمعظم أصحاب العمل يطلبون من المرشحين للوظائف ثلاث مراجع مهنية على الأقل. لذلك ، من الجيد أن يكون لدى الباحثين عن عمل ثلاث رسائل توصية على الأقل.

تتضمن رسائل توصيات التوظيف معلومات حول تاريخ التوظيف والأداء الوظيفي وأخلاقيات العمل والإنجازات الشخصية. وعادة ما يتم كتابة الرسائل من قبل أصحاب العمل السابقين (أو أصحاب العمل الحاليين) أو مشرف مباشر.

ملاحظة : زملاء العمل مقبولون أيضا، ولكن ليس مرغوبا فيهم مثل أرباب العمل أو المشرفين.

كما يجب على المتقدمين للعمل الذين ليس لديهم خبرة عمل رسمية كافية للحصول على توصيات من صاحب العمل أو المشرف السعي للحصول على توصيات من المجتمع أو المنظمات التطوعية.

3- رسائل التوصية الشخصية:

تستخدم رسالة التوصية الشخصية لوصف نمط حياة الشخص وأخلاقه وقيمه وسماته الشخصية، وهذا ما يساعد صاحب الطلب في أماكن الإقامة ، والمواقف القانونية ، وتبني الأطفال ، وغيرها.

تكتب رسائل التوصية هذه من قبل أصحاب العمل السابقين ، وأصحاب العقارات ، وشركاء الأعمال ، والجيران ، والأطباء ، والمعارف ، وما إلى ذلك. حيث يختلف الشخص الأنسب لها اعتمادا على الغرض من خطاب التوصية.

نصائح للحصول على رسائل التوصية :

  1.  يجب ألا تنتظر أبدا حتى اللحظة الأخيرة للحصول على رسالة توصية. من المهم أن تمنح كتّاب رسالتك الوقت الكافي لصياغة رسالة مفيدة من شأنها ترك الانطباع الصحيح عنك.
  2.  ابدأ في البحث عن توصيات أكاديمية قبل شهرين على الأقل من الحاجة إليها.
  3.  قم بجمع توصيات التوظيف طوال حياتك العملية. فقبل أن تترك وظيفتك ، اطلب من صاحب العمل أو المشرف توصية (يجب أن تحاول الحصول على توصية من كل مشرف عملت معه).
  4.  حاول الحصول على رسائل توصية من الملاك ، والأشخاص الذين تدفع المال إليهم ، والأشخاص الذين تتعامل معهم حتى يكون لديك مراجع شخصية في متناول اليد إذا احتجت إليها في أي وقت.

طريقة كتابة رسالة التوصية خطوة بخطوة :

رسالة التوصية هي خطاب رسمي، لذا فهو ليس من نوع المستندات التي يمكن أن يتم ابتكاره. حيث يجب على الموصي أن يحترم الهيكل التالي:

  1.  المقدمة : يتم من خلالها تقديم الحكم الخاص بالمتقدم نفسه و علاقته مع المتقدم بالإضافة لإنطباعه العام عنه والوقت الذي عرفه به.
  2.  المحتوى : سيقوم الموصي بشرح يعبر عن سبب اعتقاده بأن مقدم الطلب يعد أفضل مرشح، مع ذكر خلفيته التعليمية وأنشطته وسماته الشخصية.
  3.  الخاتمة : يقوم الموصي بإضافة بيان ختامي قوي يشهد على طلب المتقدم، متبوعا بعبارة لإنهاء الرسالة مع ذكر اسم الموصي وتفاصيل الاتصال الخاصة به وتوقيعه.

خطوات كتابة رسالة التوصية مع الأمثلة الداعمة :



1- معلومات الاتصال :
ضع عنوانك في أعلى اليمين، متبوعا بالتاريخ .
أسفل ذلك على اليسار، ضع اسم المستلم (إذا كان معروفا) وعنوانه.

 
ملاحظة : يمكن أن يكون اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى الصفحة. إذا لم يكن لديك ورقة ذات ترويسة علوية ، فيمكنك وضع هذه المعلومات أعلى الجانب الأيسر من الصفحة، حيث يجب أن يكون أول شيء في الجانب العلوي الأيسر من الصفحة هو التاريخ الحالي ، متبوعا باسم المرسل إليه ، واللقب ، والشركة أو اسم المدرسة ، ثم العنوان.

2- إلقاء التحية :
كما هو الحال في أي رسالة يجب أن يكون السطر الأول لإلقاء التحية للشخص أو مجموعة الأشخاص الذين تكتب إليهم هذه الرسالة حيث يجب أن تكون التحية واضحة لمن وليست غامضة كأن تكتب “إلى من يهمه الأمر” حيث من المفضل أن يتم توجيهها بشكل مباشر للشخص المسؤول عن القبول أو الجهة المعنية بذلك في حال وجودها.

أمثلة : 

Dear Mr X,   -1  (كتابة اسم المستلم عند الكلمة المحددة بالأصفر)

Dear Sir or Madam,  -2  (في حال لم تكن تعرف اسم المستلم)

ملاحظة :  X تعني اسم الطالب المتقدم

3- مقدمة الرسالة :
1- ابدأ مقدمة رسالتك بافتتاحية تعبر عن التوصية الصادقة والحماسية لمقدم الطلب.

مثال :

…It’s my pleasure to recommend
…It’s my pleasure and honor to
…I couldn’t be more pleased to

2- في مقدمة الرسالة يفضل أن تبدأ بملاحظة إيجابية كالثناء على المتقدم.

مثال :

Any company should count themselves lucky to have an employee as bright, friendly, and” dedicated as X.”

3- كما يجب أن توضح معرفتك بمقدم الطلب، حيث يمكنك البدء بالتعبير عن توصيتك الصادقة لمقدم الطلب، وأن تقدم شرحا لهويتك وعلاقتك مع الشخص الذي توصي به، بما في ذلك المدة التي عرفتها فيها.

أمثلة :

1- “As VP of Application Development, I was X‘s direct supervisor from 2009 through 2012. We worked closely together on several key projects, and I got to know him very well during this time.”

2-  “As the Dean of Students, I deal with many young people throughout the day. However, I was lucky to spend several hours a week with Ms. X in her role as Committee President. In my 32 years as Dean, I have rarely been so impressed.”

4- الإنجازات الأكاديمية أو الشخصية أو المهنية لمقدم الطلب :
توضح هذه الفقرة نقاط القوة الأكاديمية أو المهنية ذات الصلة لمقدم الطلب. حيث يجب عليك القيام بتضمين واحد إلى اثنين من الأمثلة المحددة والمفصلة التي تثبت أن مقدم الطلب يمتلك هذه النقاط القوية بالفعل.

أمثلة :

1- “X was always inquisitive but never pushy. Despite being able to answer almost any question,  X would rather sit back and help others find the answer for themselves. Countless students, who I thought were doomed to struggle, happily told me how tutoring sessions with X helped them turn the corner. And I had many conversations, both as her professor and a peer, that I will remember happily for years.”

2- “When Ms. X hears the word “no,” you can almost see the gears start to turn. She is mover and a shaker — interfacing with students, faculty, staff, and even outside agencies to find solutions to any problem.”

5- السمات والخصائص الشخصية :
تدور هذه الفقرة حول شخصية المتقدم. حيث يجب عليك القيام بتضمين تفاصيل السمات الشخصية الإيجابية للمتقدمين والأمثلة التي تقدمهم بشكل واضح.

مثال : 

1- يمكنك القيام بمقارنة لإبراز نجاح المتقدم :

“The best students are ones that genuinely love to learn. A student that pushes themselves ever day to learn more and be better, and enjoys every minute. X is that kind of student.

2- لا تبالغ وقم بالإشارة إلى تحسن المتقدم :

“X is always on the move – tutoring, taking classes, joining clubs, etc. – and though her schedule is perhaps too tightly packed, she somehow manages it all with a smile on her face.”

3- قم بالتركيز على صفات المرشح وأفعاله الإيجابية :

“X exhibits the drive and dedication of the best students. Her writing is clear and concise, a rarity among many young people but effortless for her.”

6- الخاتمة :
انهي رسالتك بشكل إيجابي، وكرر توصيتك المخلصة لمقدم الطلب، بالإضافة إلى تشجيع القارئ على الاتصال بك بشأن أي أسئلة قد تكون لديه.

أمثلة :

1- “I have no qualms about giving Ms. X the highest recommendation for the position. If you have any questions, please contact me.”

2- “For all of these reasons, I think X will make a fine addition to your team. Should you have any questions, I invite you to contact me at the number or address, above.”

3- “X the kind of person I would love to hire to work for me, and I know she will be an incredible asset for you.”


7- نهاية الرسالة :
قم باختتام الرسالة بكلمة ختام وتوقيعك.

أمثلة :

1- “,Sincerely”
2- “,Best regards”
3- “,Thank you”

ملاحظة : في حال كنت سترسل الرسالة بشكلها الورقي قم بطباعة الرسالة وتوقيعها بخط يدك، أما في حال إرسالها بشكل إلكتروني فيمكنك الإكتفاء بذكر إسمك في النهاية بدلا من التوقيع.

يمكنكم الإطلاع على نماذج رسائل توصية مكتوبة ===> من هنا


الاسمبريد إلكترونيرسالة